HR-Software auf Microsoft 365: Personalprozesse im eigenen System

Microsoft 365 ist in den meisten KMU längst die Grundlage des Arbeitsalltags. Outlook für Mail, Teams für Kommunikation, SharePoint für Dokumente, dazu Office und ein Berechtigungssystem über Entra ID, das Identitäten und Zugriffe regelt. Nur HR läuft oft daneben: Personaldaten in Excel-Listen, Verträge als PDF auf einem Laufwerk, Bewerbungen im Postfach und Schulungsnachweise in einer separaten Cloud-Lösung, die niemand sonst im Haus nutzt.

Damit entsteht eine paradoxe Lage. Das Unternehmen hat eine durchgängige Plattform, auf der fast alle Prozesse laufen, und ausgerechnet der datenintensivste und sensibelste Bereich liegt außerhalb davon. Dieser Artikel zeigt, was eine HR-Software auf Microsoft 365 leisten kann, wo die reine Bordmittel-Lösung an Grenzen stößt, und was es konkret bedeutet, Personalprozesse im eigenen System abzubilden, statt eine weitere Insellösung einzuführen.

Was HR-Software im KMU heute leisten muss

Eine HR-Software ist mehr als ein digitaler Aktenschrank. Wer Papierordner einscannt und auf ein Laufwerk legt, hat weniger Papier, aber denselben unstrukturierten Datenhaushalt wie vorher. Gefragt sind durchgängige Prozesse über die Bereiche hinweg, die in einem KMU anfallen:

• Personalverwaltung: Eine digitale Personalakte mit Stammdaten, Verträgen, Dokumentengenerierung und Self-Services, sauber versioniert und revisionssicher.
• Recruiting: Strukturiertes Bewerber-Management mit Stellenausschreibung, nachvollziehbarem Status je Kandidat und DSGVO-konformer Löschung.
• Onboarding: Ein durchgängiges Onboarding mit klaren Aufgaben für HR, IT und Fachbereich, damit am ersten Tag nichts hängenbleibt.
• Schulungen: Schulungsmanagement mit Katalog, Zertifikatsverwaltung und Nachweisführung für Pflichtschulungen.
• Mitarbeiterentwicklung: Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Feedback an einem Ort statt in verstreuten Word-Vorlagen.

Über allem steht die DSGVO. Personaldaten sind besonders schützenswert, und Art. 28 DSGVO verlangt für jede Datenverarbeitung durch Dritte einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Schon diese Anforderung spricht dafür, genau zu wissen, wo HR-Daten liegen und wer darauf zugreift.

Warum Microsoft 365 eine pragmatische Basis ist

Der naheliegendste Ort für HR-Prozesse ist die Plattform, die ohnehin schon da ist. Microsoft 365 bringt für HR drei Bausteine mit, die eine HR-Software sonst erst aufbauen müsste. SharePoint liefert die Datenschicht mit Listen, Bibliotheken, Versionierung und feingranularen Berechtigungen. Entra ID regelt Identitäten und Zugriff über dieselben Konten, mit denen sich die Mitarbeitenden ohnehin anmelden. Und die Microsoft-Umgebung stellt die Werkzeuge bereit, um Dokumente zu erzeugen, abzulegen und gemeinsam zu bearbeiten.

Für ein KMU heißt das: weniger Schnittstellen, weniger Datenkopien, ein Datenschutzkonzept statt zwei. Größere Unternehmen mit spezifischen HR-Prozessen schätzen denselben Punkt aus einem anderen Grund, weil sich die HR-Lösung in eine bestehende, geprüfte Governance einfügt, statt sie zu unterlaufen. Eine HR-Software in der Microsoft-Umgebung ist deshalb eine bewusste Architekturentscheidung und keine Behelfslösung.

Was "kein neues System" wirklich bedeutet

Der Satz "HR-Software ohne neues System" wird gern zu weit gedehnt, deshalb hier die Abgrenzung. Eine HR-Software auf Microsoft 365 ist sehr wohl eine eigene Software mit eigener Logik. Wer sie einführt, muss sich einarbeiten, und HR muss neue Abläufe lernen.

Was tatsächlich entfällt, ist die neue, eigene Infrastruktur. Es kommt keine fremde Cloud-Insel dazu, in die Personaldaten ausgelagert werden. Die Daten liegen im eigenen, bestehenden SharePoint, im eigenen Microsoft-Tenant, unter der eigenen Verwaltung. Wer SharePoint und Teams im Haus ohnehin intensiv nutzt, hat zusätzlich einen hohen Wiedererkennungswert in der Oberfläche, und die Einarbeitung fällt dadurch kürzer aus. Kürzer, nicht null.

Hinzu kommt ein Effekt, den eine externe Insellösung gar nicht haben kann. Liegt das Intranet bereits auf SharePoint, stützen sich HR-Bereich und Intranet gegenseitig. Mitarbeitende, die ohnehin täglich im selben Umfeld arbeiten, finden HR-Inhalte dort, wo sie ohnehin schon sind, und beide Bereiche stützen sich bei Sichtbarkeit und Akzeptanz, statt um die Aufmerksamkeit der Belegschaft zu konkurrieren. Die Formel lautet also: vertraute Umgebung statt vertrautes Produkt, eigene Infrastruktur statt fremde Insel.

Datenhaltung, Berechtigungen und DSGVO im eigenen Tenant

Der größte Vorteil der Architektur ist gleichzeitig ihr stärkstes Compliance-Argument. HR-Daten verlassen den eigenen Tenant nicht. Sie liegen dort, wo auch der Rest der Unternehmensdaten liegt, mit gemeinsamen Backup-, Aufbewahrungs- und Löschregeln.

Die Berechtigungslogik kommt aus SharePoint und Entra ID. Wer welche Akte sehen darf, lässt sich rollenbasiert und feingranular steuern, bis hinunter auf einzelne Dokumente. Das ist bei Personaldaten kein Komfort, sondern Pflicht, weil eine Lohnabrechnung andere Augen verträgt als ein Schulungsnachweis. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bleibt nötig, fällt aber schlanker aus, weil die eigentliche Datenhaltung im eigenen Tenant verbleibt und Subprozessoren klar benennbar sind.

Die regulatorische Lage im DACH-Raum verschärft den Anspruch an saubere Datenhaltung ohnehin. In Deutschland verlangt die BVV ab dem 1. Januar 2027 die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen. In der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz seit September 2023 mit eigenen Dokumentations- und Auskunftspflichten. Und die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 wird ab 2027 belastbare Zahlen zur Lohngleichheit verlangen, deren Datenbasis nicht über Nacht entsteht. Wer seine digitale Personalakte heute sauber aufsetzt, hat die Grundlage dafür schon im Haus.

Wo Microsoft 365 allein an Grenzen stößt

So tragfähig die Basis ist, eine reine Eigenentwicklung in SharePoint ist trotzdem nicht der einfachste Weg. SharePoint-Listen eignen sich hervorragend für strukturierte Ablage, aber HR braucht mehr als Ablage. Es braucht Workflows mit Freigaben, Fristenüberwachung für auslaufende Verträge und Probezeiten, Dokumentengenerierung aus Stammdaten, ein durchdachtes Rollenmodell und Revisionssicherheit.

All das lässt sich in SharePoint nachbauen, kostet aber Entwicklungsaufwand, internes Know-how und laufende Pflege bei jedem Microsoft-Update. Was als pragmatische Bastellösung beginnt, wird mit jeder neuen Anforderung aufwendiger zu warten. An diesem Punkt trennt sich die Frage, ob Microsoft 365 die richtige Plattform ist, von der Frage, ob man die HR-Logik darauf selbst entwickelt oder eine fertige Lösung nutzt, die genau diese Plattform als Fundament verwendet.

Modular einführen statt Big Bang

Eine HR-Software muss nicht in einem großen Wurf eingeführt werden. Sinnvoller ist ein modularer Aufbau, der dort startet, wo der Druck am größten ist. In den meisten KMU ist das die Personalakte, weil dort die meisten Daten und die meisten Compliance-Anforderungen zusammenkommen. Von dort lassen sich Recruiting, Onboarding und Schulungen schrittweise ergänzen, sobald die Basis steht. Wie ein durchgängiger Onboarding-Prozess in Microsoft 365 von Tag 1 bis Tag 90 aussieht, lässt sich als eigener Baustein vertiefen.

Dieser Weg hat zwei Vorteile. Erstens bleibt die Einführung beherrschbar, weil HR einen Bereich nach dem anderen umstellt, statt alles gleichzeitig. Zweitens zahlt das Unternehmen nur für das, was es wirklich braucht. Wie sich die Module kombinieren lassen, hängt am konkreten Bedarf, nicht an einem starren Komplettpaket.

Wo pemundo ansetzt

pemundo baut genau auf diesem Fundament auf. Die HR-Software läuft im eigenen Microsoft-365-Tenant des Kunden, die Daten bleiben im bestehenden SharePoint, und die Berechtigungen folgen der vorhandenen Microsoft-Logik. Statt einer weiteren Insellösung entsteht eine HR-Schicht, die sich in die gewohnte Umgebung einfügt. Modular aufgebaut deckt sie die zentralen Prozesse ab: pemundo Core (Personalakte) als Fundament, pemundo Boarding für strukturierte On- und Offboarding-Abläufe, pemundo Recruiting für das Bewerbermanagement und pemundo Learn (Schulungsmanagement) für die nachweisbare Schulungsverwaltung. Eingeführt wird in der Reihenfolge, die zum Unternehmen passt, nicht nach einem festen Schema.

Wir zeigen dir in 30 Minuten, wie HR-Prozesse direkt in deiner bestehenden Microsoft-365-Umgebung aussehen können, von der Personalakte bis zum Onboarding, mit deinen Daten in deinem eigenen Tenant und einem klaren Berechtigungskonzept.