Interne Schulungen und Wissenstransfer in Microsoft 365: das eigene Wissen nutzen

In jedem Unternehmen steckt mehr Wissen, als in Seminarkatalogen steht. Die Kollegin, die eine Software in- und auswendig kennt, der Techniker, der jede Eigenheit der Anlage im Griff hat, die Buchhalterin, die den Jahresabschluss seit zehn Jahren macht. Dieses Wissen ist oft wertvoller und passgenauer als jedes externe Seminar, weil es genau die eigenen Prozesse, Werkzeuge und Kunden betrifft. Nur wird es selten systematisch weitergegeben.

Interne Schulungen holen dieses Wissen aus den Köpfen und machen es für andere nutzbar. Sie sind meist günstiger als externe Angebote, näher am Arbeitsalltag und halten Wissen im Unternehmen, statt es einzukaufen. Dieser Artikel zeigt, wo internes Schulen im Alltag vorkommt, was es organisatorisch braucht und wie sich das in einer Microsoft-365-Umgebung abbilden lässt. Wie es sich ins gesamte Schulungsmanagement einfügt, behandelt der übergeordnete Beitrag.

Wo internes Schulen vorkommt

Internes Schulen ist kein einheitliches Format, sondern taucht in mehreren Situationen auf, die unterschiedlich verbindlich sind.

Am häufigsten ist die Fachschulung durch interne Experten. Jemand, der ein Thema beherrscht, gibt es weiter: die Einführung in ein neues Werkzeug, die Auffrischung zu einem Verfahren, die Unterweisung an einer neuen Maschine. Solche Termine sind oft organisiert und erwartet, für bestimmte Gruppen mitunter verpflichtend.

Ein zweiter, sehr regelmäßiger Fall ist die Einschulung neuer Mitarbeitender. Ein großer Teil des Onboardings besteht aus internen Schulungen, in denen erfahrene Kolleginnen und Kollegen den Neuen ihre Aufgaben, Systeme und Abläufe zeigen. Wie sich das in den größeren Einstiegsprozess einfügt, behandelt der Beitrag zum digitalen Onboarding.

Der dritte Fall ist der freiwilligste und zugleich der mit dem meisten ungenutzten Potenzial: Mitarbeitende, die von sich aus ihr Wissen anbieten. Jemand hat auf einer Konferenz etwas mitgenommen, eine Zusatzqualifikation erworben oder eine Fähigkeit, die andere interessiert, und gibt sie in einer kurzen internen Session weiter. Das ist kein Pflichtprogramm, sondern eine Frage von Kultur und Motivation. Wo es gelebt wird, entsteht ein Klima, in dem Wissen geteilt statt gehütet wird. Und je größer und vielfältiger ein Team wird, desto mehr Fähigkeiten und Erfahrungen lohnt es sich sichtbar zu machen.

Was internes Schulen organisatorisch braucht

Der Reflex ist, internes Schulen für unkompliziert zu halten, man kennt sich ja. Eben deshalb bleibt es oft im Informellen und damit unsichtbar: Ein Termin wird kurz ausgemacht, gehalten, und niemand weiß hinterher, dass es ihn gab.

Damit interne Schulungen ihren Wert entfalten, brauchen sie dieselbe Struktur wie externe, nur mit internem Vortragenden. Es braucht einen Ort, an dem sichtbar ist, welche internen Schulungen es gibt und wer sie hält, damit Interessierte überhaupt davon erfahren. Es braucht eine Anmeldung, damit klar ist, wer teilnimmt. Und es braucht eine Ablage für die Unterlagen, damit das Gezeigte nicht mit dem Termin verschwindet.

Der letzte Punkt wiegt am schwersten, und ihm ist der nächste Abschnitt gewidmet.

Wissen sichern, nicht nur weitergeben

Eine interne Schulung, die nur als Termin stattfindet, verpufft. Der Vortragende erklärt, ein paar Leute hören zu, und wenn die Person das Unternehmen verlässt, geht das Wissen mit ihr. Der Unterschied zwischen einem netten Termin und echtem Wissenstransfer liegt darin, ob das Gezeigte festgehalten wird.

Dazu gehören die Unterlagen der Schulung, bei Bedarf eine Aufzeichnung und die Dokumentation, wer teilgenommen hat. So wird aus einer einmaligen Session eine Ressource, die auch später noch zur Verfügung steht, etwa für neue Mitarbeitende, und die nicht an die Anwesenheit einer einzelnen Person gebunden ist. Internes Wissen zu sichern ist damit weniger eine Schulungs- als eine Vorsorgefrage.

Schlüsselwissen und Nachfolge

Richtig ernst wird das dort, wo einzelne Personen unverzichtbar sind. In vielen KMU hängt kritisches Wissen an wenigen Köpfen: die eine Person, die das Altsystem noch versteht, der Meister, der die Maschine kennt, die Fachkraft mit dem Draht zu den wichtigsten Kunden. Solange sie da sind, läuft alles. Fällt eine aus, kurzfristig durch Krankheit oder dauerhaft durch Kündigung oder Pension, entsteht eine Lücke, die sich nicht über Nacht schließen lässt.

Interne Schulungen sind ein Werkzeug, um dieses Risiko zu verringern, bevor es akut wird. Wer Schlüsselkräfte ihr Wissen regelmäßig weitergeben lässt, verteilt es auf mehr Schultern und macht den Betrieb unabhängiger von Einzelnen. Vor einer absehbaren Nachfolge, etwa wenn eine erfahrene Kraft in einigen Jahren in Pension geht, ist die geplante Weitergabe über Monate weit mehr wert als eine hektische Übergabe in den letzten Wochen. Und wird das Wissen dabei festgehalten statt nur mündlich übergeben, steht es auch der übernächsten Besetzung noch zur Verfügung.

Die vollständige Nachfolgeplanung, also wer wen ersetzt, welche Kompetenzen dafür fehlen und wie sie aufgebaut werden, reicht über das Schulungsmanagement hinaus in die Personalentwicklung. Für den Wissenstransfer zählt der Teil, der sich konkret organisieren lässt: dass das Wissen einer Schlüsselperson strukturiert weitergegeben und dokumentiert wird, statt im Kopf einer Einzigen zu bleiben.

Wo pemundo ansetzt

pemundo Learn behandelt interne Schulungen als eigene Kategorie neben externen. Über den Weiterbildungstyp Inhouse lässt sich eine Schulung mit internem Vortragenden anlegen, im selben Katalog, in dem auch externe Angebote stehen. Mitarbeitende sehen die für sie freigegebenen internen Schulungen, melden sich an, und die zugehörigen Unterlagen liegen in einem Ordner, der an die Schulung gebunden ist und nach dem Termin erhalten bleibt. Die Teilnahme wird dokumentiert wie bei jeder anderen Weiterbildung. Weil die Unterlagen erhalten bleiben, hängt das Gezeigte nicht mehr allein an der Person, die die Schulung gehalten hat.

Damit sind die beiden häufigen Fälle abgedeckt, die Fachschulung durch interne Experten und die Einschulung im Onboarding, die in denselben Katalog und dieselbe Logik laufen wie externe Angebote.

Der dritte, freiwillige Fall lässt sich ergänzen, wenn ein Unternehmen ihn fördern will: Mitarbeitende können eigene Themen als interne Schulung einbringen, statt nur zu konsumieren. Das ist kein Standardweg, sondern eine Option für Organisationen, die den internen Wissenstransfer bewusst zur Kultur machen möchten. Der Reiz liegt weniger in der Technik als in der Wirkung. Wer sein Wissen weitergeben darf, erlebt Wertschätzung, und mit einem wachsenden, vielfältigeren Team wird es zunehmend spannend, welche Fähigkeiten und Erfahrungen sonst noch im Haus schlummern.

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