Preboarding mit Microsoft 365: die Zeit vor dem ersten Tag nutzen

Zwischen der unterschriebenen Zusage und dem ersten Arbeitstag liegen oft mehrere Wochen, bei gekündigten Stellen mit Kündigungsfristen sogar Monate. In vielen KMU passiert in dieser Zeit nichts. Der Vertrag ist unterschrieben, man sieht sich am ersten Tag, bis dahin herrscht Funkstille. Genau diese Lücke kann teurer werden, als sie aussieht.

Denn die neue Person ist in dieser Phase noch nicht gebunden. Sie steht möglicherweise weiter in Kontakt mit anderen Arbeitgebern, ihr alter Betrieb unternimmt vielleicht einen Halteversuch, und jeder Tag ohne Lebenszeichen des neuen Arbeitgebers nährt den Zweifel, ob die Entscheidung richtig war. Dieser Artikel zeigt, warum das Preboarding der günstigste Hebel im gesamten Einstieg ist, was in dieser Zeit erlaubt ist und wie sich die Phase in einer Microsoft-365-Umgebung sinnvoll gestalten lässt. Wie es danach weitergeht, vom ersten Tag bis Tag 90, behandelt der Beitrag zum digitalen Onboarding.

Warum die Zeit vor Tag 1 über den Verbleib mitentscheidet

Der teuerste Moment im Einstellungsprozess ist nicht die abgesprungene Bewerbung, sondern der unterschriebene Vertrag, der nie zum ersten Arbeitstag führt. Ein solcher Absprung kurz vor Eintritt bedeutet, dass der gesamte Aufwand von der Stellenausschreibung bis zur Unterschrift verloren ist und die Suche quasi wieder bei null beginnt.

Die Wahrscheinlichkeit dafür ist in der Preboarding-Phase real und für Unternehmen immer wieder ein Problem. Wer gerade den Job gewechselt hat, befindet sich in einer Phase der Unsicherheit, und Schweigen des neuen Arbeitgebers füllt diese Unsicherheit mit Zweifeln. Umgekehrt wirkt ein durchdachtes Preboarding wie eine Bestätigung: Die Entscheidung war richtig, hier wird man erwartet.

Der Effekt reicht über den Verbleib hinaus. Wer sich vor dem ersten Tag willkommen und gut informiert fühlt, startet mit einer anderen Haltung, kennt bereits Ansprechpartner und muss am ersten Tag nicht bei null beginnen. Das Preboarding ist damit kein netter Zusatz, sondern die Phase mit dem besten Verhältnis von Aufwand und Wirkung.

Was in dieser Phase erlaubt ist, und was nicht

Preboarding bewegt sich in einem rechtlich sensiblen Bereich, weil das Arbeitsverhältnis zwar geschlossen, aber noch nicht angetreten ist. Zwei Grenzen sind zu beachten.

Die erste betrifft die Freiwilligkeit. Alles, was vor dem ersten Arbeitstag geschieht, sollte ein Angebot sein und keine Verpflichtung. Eine Einladung zum Team-Event, die Bereitstellung von Materialien oder ein informeller Kennenlern-Termin sind unproblematisch, solange klar ist, dass eine Teilnahme freiwillig ist. Verpflichtende Tätigkeiten dagegen wären in der Regel bereits Arbeitszeit und entsprechend zu vergüten.

Die zweite betrifft den Datenschutz. Pflichtdaten für die Personalverwaltung, etwa für die Meldung bei der Sozialversicherung, dürfen erhoben werden, weil sie zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses nötig sind. Bei allem darüber hinaus gilt Zurückhaltung: Was nicht für den Start gebraucht wird, wird auch nicht vorab abgefragt. Was konkret erhoben werden darf, unterscheidet sich je nach nationalem Recht und sollte vorab geklärt werden.

Innerhalb dieser Grenzen bleibt viel Raum für ein Preboarding, das Bindung schafft, ohne jemanden zu etwas zu verpflichten.

Was ein gutes Preboarding ausmacht

Die Phase lebt von wenigen, verlässlich umgesetzten Bausteinen, nicht von möglichst vielen Aktionen.

• Ein Lebenszeichen kurz nach der Unterschrift. Eine persönliche Nachricht mit den nächsten Schritten, den Ansprechpartnern und einem Ausblick auf den ersten Tag nimmt die Unsicherheit, bevor sie entsteht.
• Eine klare Ansage zum ersten Tag. Wann, wo, bei wem, mit welchem Ablauf. Wer weiß, was ihn erwartet, kommt entspannter an.
• Die Möglichkeit, Formalitäten vorab zu erledigen. Wer Pflichtangaben und Unterlagen schon vor dem Start bereitstellen kann, spart sich und der Personalabteilung den bürokratischen Auftakt am ersten Tag.
• Ein Kontaktangebot zum Team. Ein informeller Termin in den letzten Wochen vor Eintritt senkt die Hemmschwelle und macht den ersten Tag vertrauter.
• Ausstattung, die am ersten Tag steht. Rechner, Konten und Zugänge sollten vor dem Start eingerichtet und geprüft sein, damit die neue Person nicht auf funktionierende Technik warten muss.

Der letzte Punkt klingt banal, ist aber einer der häufigsten Stolpersteine. Wer am ersten Tag vor einem nicht eingerichteten Rechner sitzt, bekommt genau das falsche erste Signal.

Wie sich Preboarding in Microsoft 365 abbilden lässt

In einer bestehenden Microsoft-365-Umgebung sind die Werkzeuge für ein strukturiertes Preboarding schon vorhanden. Ein Bereich in SharePoint kann als Anlaufstelle dienen, in der die neue Person schon vor dem Start die wichtigsten Informationen findet und Unterlagen bereitstellen kann. Über Formulare lassen sich die nötigen Pflichtangaben erheben, ohne dass Dokumente per Mail hin und her gehen. Terminverwaltung und ein informeller Team-Termin laufen über die gewohnten Werkzeuge.

Der eigentliche Vorteil zeigt sich am Übergang. Was im Preboarding erfasst wird, ist am ersten Tag nicht neu einzugeben, sondern bereits vorhanden. Die vorab bereitgestellten Pflichtdaten fließen direkt in die digitale Personalakte, sodass der administrative Auftakt am ersten Tag entfällt. Und wenn schon das Bewerbermanagement in derselben Umgebung lief, zieht sich ein durchgehender Faden von der Bewerbung bis zum ersten Arbeitstag.

Wo pemundo ansetzt

pemundo Boarding bildet das Preboarding als festen Teil des Einstiegsprozesses ab, nicht als lose Sammlung einzelner Aktionen. Der Kern sind individuelle Personalstammdaten-Formulare, die die neue Person vor dem Start online ausfüllt. Die Angaben fließen automatisch in die digitale Personalakte, sodass sie am ersten Tag nicht erneut erfasst werden müssen. Dazu kommen automatisierte Preboarding-Mails, die die neue Person zum richtigen Zeitpunkt mit den nächsten Schritten versorgen, ohne dass jemand sie manuell verschickt.

Wer die Phase darüber hinaus ausgestalten will, kann in SharePoint einen eigenen Preboarding-Bereich als Anlaufstelle einrichten, bei Bedarf auch mehrere für verschiedene Mitarbeitergruppen. pemundo unterstützt dabei. Weil alles im eigenen Microsoft-365-Tenant läuft, ist der Übergang vom Preboarding in die erste Arbeitswoche kein Neustart, sondern ein fließender Schritt im selben Prozess.

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Wir zeigen dir in 30 Minuten, wie sich die Zeit zwischen Zusage und erstem Arbeitstag in deiner Microsoft-365-Umgebung gestalten lässt, sodass neue Mitarbeitende gebunden bleiben und am ersten Tag alles bereitliegt.