HR-Software in Österreich: der Überblick für KMU

Wer als österreichisches KMU eine HR-Software sucht, hat die Qual der Wahl. Fast alle Anbieter versprechen dasselbe: saubere Prozesse, weniger Verwaltung, alles digital. Der Unterschied zeigt sich erst im Detail, und in Österreich liegt er fast immer an derselben Stelle, bei den heimischen Eigenheiten, die sich nicht einfach wegkonfigurieren lassen, allen voran dem Kollektivvertrag.

Hinter der Suche steckt deshalb oft eine andere Frage als bei einem reinen Funktionsvergleich: Kommt das Tool mit den österreichischen Regeln wirklich zurecht, oder muss ich am Ende doch wieder mit Excel-Listen nachhelfen? Dieser Beitrag geht durch, was hierzulande anders ist, worauf ein KMU bei der Auswahl achten sollte und warum eine Microsoft-365-native Lösung besonders gut passen kann.

Warum Österreich nicht einfach Deutschland mit anderem Logo ist

Deutschland und Österreich wirken im HR-Bereich ähnlich, sind es im Detail aber nicht. Das Arbeitsrecht ist ein eigenes, die Sozialversicherung funktioniert anders, und vor allem prägt der Kollektivvertrag den Arbeitsalltag in einer Tiefe, die es in Deutschland so nicht gibt. Eine Software, die diese Ebene nur als Zusatzfeld kennt, verlagert die eigentliche Arbeit zurück auf die Personalabteilung.

Das ist kein Vorwurf an einzelne Anbieter. Für internationale und deutsche Hersteller ist Österreich schlicht ein undankbarer Markt: verhältnismäßig klein, aber mit einer überdurchschnittlichen Regelungsdichte und vielen individuellen Sonderregeln. Der Aufwand, das alles sauber abzubilden und vor allem auch aktuell zu halten, steht selten in einem guten Verhältnis zur Marktgröße, und so bleibt die österreichische Ebene oft halbherzig umgesetzt. Wer für den größeren deutschen Markt baut, priorisiert dessen Regeln. Für ein österreichisches KMU heißt das, bei der Auswahl gezielt zu prüfen, wie gut die österreichische Realität abgebildet ist, statt sich auf einen allgemeinen Funktionsumfang zu verlassen.

Der Kollektivvertrag: das Herzstück

Fast jedes Dienstverhältnis in Österreich fällt unter einen Kollektivvertrag. Das Land gilt nicht umsonst als Kollektivvertrags-Weltmeister: Rund 98 Prozent der Beschäftigten sind über einen KV abgesichert, es gibt über 800 davon, und mehr als 450 werden Jahr für Jahr neu verhandelt. Jeder legt fest, in welche Verwendungsgruppe eine Tätigkeit gehört, welches Mindestgehalt dafür gilt und wie es sich über die Zeit entwickelt. Diese Einstufung ist rechtlich bindend, nicht bloß eine Formsache, und ein Fehler wird schnell teuer.

In Excel wird der Kollektivvertrag zur Dauerbaustelle. Die Tabellen ändern sich mit jedem Abschluss, die Einstufung muss pro Person stimmen, und Fehler fallen oft erst auf, wenn jemand nachrechnet. Eine Unterentlohnung zieht Nachzahlungen nach sich und ist zugleich ein rechtliches Risiko. Hier zeigt sich, ob eine HR-Software Österreich ernst nimmt oder den Kollektivvertrag nur als Freitextfeld führt.

Automatische Vorrückungen: der Stichtag, den man nicht verpassen darf

Ein Teil des Kollektivvertrags, der besonders oft untergeht, sind die Vorrückungen. In vielen Verträgen steigt das Gehalt nach einer bestimmten Zahl von Jahren automatisch in die nächste Stufe, häufig alle zwei Jahre, und dabei zählen auch anrechenbare Vordienstzeiten aus früheren Beschäftigungen mit.

Das Tückische ist der Stichtag. Wird eine Vorrückung übersehen, bekommt die Person zu wenig, rückwirkend über Monate, und das Unternehmen steht in der Pflicht. Wer das mit einer Excel-Liste und einem Kalendereintrag verwaltet, setzt an einer teuren Stelle auf Handarbeit. Eine Software, die Vordienstzeiten erfasst und die nächste Vorrückung rechtzeitig meldet, nimmt hier ein reales Risiko heraus.

Was in Österreich sonst noch anders ist

Der Kollektivvertrag ist das größte, aber nicht das einzige österreichische Thema. Die Unterscheidung zwischen Angestellten und Arbeitern ist seit der Angleichung 2021 kleiner geworden, spielt in manchen Kollektivverträgen und Entgeltstrukturen aber weiter eine Rolle. All-in-Verträge sind verbreitet und verlangen eine Deckungsprüfung, ob das Pauschalentgelt die tatsächlichen Mehrstunden und das kollektivvertragliche Minimum abdeckt. Die Abfertigung neu läuft über die betrieblichen Vorsorgekassen und hängt am korrekten Eintrittsdatum. Und die Meldewege gegenüber der Sozialversicherung folgen eigenen österreichischen Vorgaben.

Nichts davon ist für sich unlösbar. In Summe zeigt es aber, warum ein österreichisches KMU bei der Auswahl genauer hinsehen sollte, als es ein allgemeiner Funktionsvergleich nahelegt.

Warum Microsoft 365 für österreichische KMU passt

Zu den österreichischen Fragen kommt eine allgemeine, die für KMU schwer wiegt: Muss es wirklich ein weiteres, eigenständiges System sein? Wer ohnehin mit Microsoft 365 arbeitet, kann HR-Prozesse in der vorhandenen Umgebung abbilden, mit den Daten im eigenen Tenant statt bei einem fremden Anbieter. Warum das grundsätzlich funktioniert und wo seine Grenzen liegen, behandelt der Beitrag zu HR-Software auf Microsoft 365. Für ein österreichisches KMU kommt der angenehme Nebeneffekt hinzu, dass die Daten im eigenen, vertrauten Rahmen bleiben.

Wo pemundo ansetzt

pemundo ist vor rund zweieinhalb Jahren aus der Praxis heraus entstanden, gegründet von einem Team, das HR aus der eigenen Arbeit kennt und in Österreich zu Hause ist. Die österreichischen Themen sind von Anfang an mitgedacht. Und wir hören es in Gesprächen immer wieder, dass es einen Unterschied macht, wenn ein Anbieter den heimischen Markt wirklich kennt.

Zugleich ist pemundo bewusst keine reine Österreich-Lösung. Über die Gründer und die enge Partnerschaft mit unserem Technologiepartner skybow ist das Team im gesamten DACH-Raum verankert. Der Anspruch ist beides zugleich: die lokale Passung, die ein österreichisches KMU braucht, und eine Plattform, die für den ganzen deutschsprachigen Raum trägt. Auf der HR-Seite bildet pemundo die Einstufung nach Verwendungsgruppen ab, hinterlegt die Kollektivvertrags-Tabellen und verfolgt die Vorrückungen samt anrechenbarer Vordienstzeiten, sodass die nächste Stufe rechtzeitig zum Stichtag sichtbar wird und nicht in einer Excel-Liste untergeht. Alles dazu liegt in der digitalen Personalakte in eurer Microsoft-365-Umgebung.

Wichtig ist die Grenze, und die ziehen wir aus Überzeugung: pemundo bereitet die HR-Seite sauber auf und übergibt sie an die Lohnverrechnung, ersetzt diese aber nicht. Gerade bei rechtlich heiklen Themen wie der Lohnverrechnung und der Zeiterfassung gibt es in Österreich spezialisierte Anbieter, die die heimischen Besonderheiten sauberer abdecken als die großen Generalisten. Statt das selbst nachzubauen, arbeiten wir gern mit solchen Spezialisten zusammen: Die HR-Seite kommt aus pemundo, die Abrechnung und die Zeiterfassung von den Fachleuten dafür, verbunden über die passenden Übergaben und Schnittstellen. So bleibt in der Personalverwaltung stimmig, was die Abrechnung anschließend korrekt weiterverarbeitet, ohne dass etwas doppelt und fehleranfällig nebeneinanderläuft.

In 30 Minuten ansehen

Wir zeigen dir in 30 Minuten, wie sich die österreichischen HR-Themen, von der Kollektivvertrags-Einstufung bis zu den Vorrückungen, in deiner bestehenden Microsoft-365-Umgebung abbilden lassen, mit den Daten im eigenen Tenant.