HR-Kennzahlen für KMU: mit welchen KPIs du anfängst

Fluktuation, Time-to-hire, Fehltage, die Begriffe fallen im HR-Alltag schnell. Schwieriger wird es bei der Frage, was genau dahintersteckt, wie man eine Kennzahl berechnet und welche für ein KMU überhaupt lohnt. Dieser Artikel gibt den praktischen Überblick über die wichtigsten HR-Kennzahlen, jeweils mit kurzer Definition, grober Berechnung und dem Hinweis, wann sie relevant ist.

Die übergeordnete Strategie, klein zu starten und mit jener Kennzahl zu beginnen, aus der sich eine konkrete Handlung ableiten lässt, ist im Beitrag zum HR-Reporting mit Power BI beschrieben. Hier geht es um die Kennzahlen selbst.

Die wichtigsten HR-Kennzahlen im Überblick

Die folgenden Kennzahlen decken den Bedarf der meisten KMU ab. Die Berechnungen sind bewusst einfach gehalten; für einzelne existieren mehrere Definitionsvarianten, die je nach Zweck abweichen. Wichtig ist, unternehmensintern konsistent bei einer Variante zu bleiben.

• Fluktuationsrate. Der Anteil der Abgänge am durchschnittlichen Personalbestand eines Zeitraums, meist als Prozentwert. Sie ist der Frühindikator für Bindungsprobleme. Relevant, wenn überdurchschnittlich viele Kündigungen zusammenkommen oder einzelne Bereiche auffällig oft Personal verlieren.
• Recruiting-Geschwindigkeit. Wie lange die Besetzung einer Stelle dauert. In der Praxis lohnt die Unterscheidung zwischen der gesamten Durchlaufzeit von der Bewerbung bis zur Entscheidung und der engeren Time-to-hire, die je nach gewähltem Startpunkt unterschiedlich ausfällt. Relevant, wenn offene Stellen zu lange offen bleiben.
• Ø Fehltage und Unfallquote. Die durchschnittlichen Fehltage je aktivem Mitarbeitenden, ergänzt um die Unfallquote. Ein anhaltender Anstieg der Fehltage kann auf Belastung oder Unzufriedenheit hindeuten und ist deshalb mehr als eine reine Abwesenheitszahl. Relevant bei Kapazitäts- und Belastungsthemen.
• Ø Weiterbildungsstunden. Der durchschnittliche Umfang an Weiterbildung je aktivem Mitarbeitenden. Die Kennzahl macht sichtbar, ob Entwicklung tatsächlich stattfindet oder nur behauptet wird. Relevant, wenn Entwicklung und Bindung strategisch wichtig sind.
• Headcount- und FTE-Entwicklung. Die Zahl der Köpfe und der Vollzeitäquivalente über die Zeit. Sie ordnet alle anderen Kennzahlen ein, weil eine Fluktuation in einem schrumpfenden Team anders zu lesen ist als in einem wachsenden. Relevant bei Wachstum, Umstrukturierung oder Personalplanung.
• Beschäftigungsstruktur. Die Anteile von Teilzeit und Vollzeit sowie von befristeten und unbefristeten Verträgen. Sie ist selten das drängendste Thema, hilft aber, andere Kennzahlen einzuordnen und die Kapazitätsplanung zu erden.

Für Unternehmen mit einer Grade-Struktur kommen fortgeschrittene Kennzahlen dazu, etwa die Compa-Ratio, die das tatsächliche Gehalt zum Mittelwert seines Gehaltsbands ins Verhältnis setzt, oder der Gender Pay Gap nach Mean und Median. Diese setzen eine saubere Funktionsbewertung voraus und sind eher der zweite Schritt.

Kennzahlen richtig interpretieren

Eine Kennzahl allein sagt wenig. Absolute Gut- oder Schlecht-Werte, die für jedes Unternehmen gelten, gibt es kaum, weil eine Fluktuationsrate in der Gastronomie anders zu bewerten ist als in einem Ingenieurbüro. Aussagekraft entsteht erst im Verlauf. Der Trend über mehrere Zeitpunkte zeigt, ob sich etwas verbessert oder verschlechtert, und ist dadurch wichtiger als jeder einzelne Stichtagswert. Das ist auch der Grund, früh mit dem Messen zu beginnen, selbst wenn die erste Zahl für sich genommen noch keine Geschichte erzählt.

Häufige Fehler bei HR-Kennzahlen

Ein paar Muster tauchen in KMU immer wieder auf und lassen sich vermeiden. Zu viele Kennzahlen gleichzeitig führen dazu, dass keine davon wirklich verfolgt wird. Eine Kennzahl ohne definierte Handlung bleibt Dekoration im Bericht. Eine falsche Vergleichsbasis, etwa der Vergleich einer Abteilung mit dem Gesamtdurchschnitt statt mit vergleichbaren Einheiten, erzeugt Fehlschlüsse. Und das händische Pflegen von Excel-Tabellen wird ab einer gewissen Datenmenge zur Fehlerquelle, weil schon ein verschobener Bezug eine Zahl verfälscht.

Wo pemundo ansetzt

pemundo liefert die Datenbasis, aus der sich diese Kennzahlen ohne Doppelerfassung ergeben. Die Werte für Fluktuation, Headcount und FTE stammen aus der digitalen Personalakte, die Recruiting-Geschwindigkeit aus dem Bewerber-Management, die Weiterbildungsstunden aus dem Schulungsmanagement. Wie diese Datenbasis aufgebaut ist, zeigt der Beitrag zur digitalen Personalakte in SharePoint.

Weil diese Daten in derselben Microsoft-365-Umgebung entstehen, sind die Kennzahlen ohne Export auswertbar, als schnelles Excel-Dashboard oder automatisiert über Power BI. Für die fortgeschrittenen Kennzahlen wie Compa-Ratio oder Gender Pay Gap liefert ein Grading-Add-On die nötige Funktionsstruktur, weil solche Vergleiche nur auf Basis vergleichbarer Gehaltsbänder aussagekräftig werden.

In 30 Minuten ansehen

Wir zeigen dir in 30 Minuten an deinen eigenen HR-Daten, wie du die erste aussagekräftige Kennzahl gewinnst und sie so aufbereitest, dass eine Entscheidung daraus folgen kann.