HR-Dokumente in Microsoft 365 erstellen: Verträge, Bescheinigungen und Zeugnisse aus Vorlagen

HR produziert einen stetigen Strom an Dokumenten: Arbeitsverträge, Bestätigungen, Zeugnisse, Bescheinigungen für die Bank oder die Behörde. Von Hand läuft das jedes Mal gleich ab. Vorlage öffnen (wer kennt sie nicht, die gelb markierten Daten, die angepasst werden sollen), Name und Daten eintragen, prüfen, speichern, in den richtigen Ordner legen. Das ist eintönig, kostet Zeit und geht regelmäßig schief, wenn eine alte Vorlage erwischt wird oder sich ein Zahlendreher einschleicht.

Genau dafür gibt es die Dokumentenerstellung: Aus einer Vorlage mit Platzhaltern wird per Knopfdruck ein fertiges, korrekt befülltes Dokument. Was dahintersteckt, welche Dokumente sich dafür eignen und wie sich das in Microsoft 365 umsetzen lässt, klärt dieser Beitrag.

Warum die manuelle Dokumentenerstellung teuer ist

Ein einzelnes Dokument von Hand zu erstellen dauert nur ein paar Minuten. Das Problem ist die Menge und die Wiederholung. Über ein Jahr summieren sich Verträge, Bestätigungen und Zeugnisse zu einem beachtlichen Zeitaufwand, der niemanden weiterbringt.

Dazu kommt die Fehleranfälligkeit. Wer Daten von Hand in eine Vorlage überträgt, vertippt sich, übernimmt eine veraltete Version oder vergisst, das fertige Dokument am richtigen Ort abzulegen. Bei einem Arbeitsvertrag oder einem Zeugnis ist ein falscher Wert kein Schönheitsfehler, sondern ein Dokument, das so nicht hätte rausgehen dürfen. Und weil jeder ein bisschen anders formatiert, wirken die Dokumente uneinheitlich.

Was Dokumentenerstellung automatisiert

Der Kern ist einfach. Statt für jedes Dokument bei null zu beginnen, gibt es eine Vorlage, in der die variablen Stellen als Platzhalter markiert sind, oft Tokens genannt. Ein solcher Platzhalter steht zum Beispiel für den Namen, die Funktion, das Eintrittsdatum oder den Bereich.

Beim Erzeugen setzt das System diese Platzhalter automatisch durch die tatsächlichen Daten der Person. Heraus kommt ein fertiges Dokument, in dem nichts mehr von Hand eingetragen werden muss. Die Vorlage wird einmal gepflegt, und jedes daraus erzeugte Dokument ist konsistent. Aus wiederholter Fleißarbeit wird die einmalige Pflege einer Vorlage.

Welche Dokumente sich dafür eignen

Grundsätzlich alles, was einer Vorlage folgt und sich nur in den personenbezogenen Daten unterscheidet. In der HR-Praxis sind das vor allem Arbeitsverträge, Arbeits- und Dienstbestätigungen, Kündigungsbestätigungen und Dienstzeugnisse.

Das Dienstzeugnis ist dabei ein Sonderfall, weil es über die reinen Stammdaten hinausgeht und eine inhaltliche Beurteilung enthält. Es profitiert trotzdem von einer Vorlagenlogik, weil die formalen Teile, also Eintritt, Austritt, Funktion und Aufgaben, automatisch befüllt werden und nur der bewertende Teil individuell bleibt.

Am stärksten im Prozess

Der größte Nutzen entsteht, wenn ein Dokument dort erzeugt wird, wo es ohnehin gebraucht wird, statt als getrennte Aufgabe nebenher. Der Arbeitsvertrag beim Eintritt, die Bestätigung auf Anfrage, das Zeugnis beim Austritt. Ist die Dokumentenerstellung mit diesen Momenten verbunden, entsteht das Dokument mit den richtigen, aktuellen Daten zum passenden Zeitpunkt, und niemand muss daran denken, es später von Hand nachzuziehen.

Wie man das in Microsoft 365 abbildet

Ein Teil davon lässt sich mit Bordmitteln nachbauen. Word kennt seit jeher den Seriendruck, mit dem sich eine Vorlage mit Daten aus einer Tabelle zusammenführen lässt, und über Vorlagen mit Feldern kommt man ein Stück weit. Für einen gelegentlichen Serienbrief reicht das.

Sobald es um HR-Dokumente im Alltag geht, zeigen sich die Lücken. Die Daten müssen aus einer separaten Liste kommen und aktuell gehalten werden, das fertige Dokument landet nicht von selbst in der richtigen Personalakte, und eine Unterschrift ist damit noch nicht geleistet. Der Nutzen wird groß, wenn die Vorlagen direkt auf die vorhandenen HR-Daten zugreifen und das Ergebnis dorthin zurückschreiben, wo es hingehört.

Wo pemundo ansetzt

In pemundo gehört die Dokumentenerstellung zum Core-Modul. Hinterlegt sind Word-Vorlagen mit Platzhalter-Tokens, etwa für Name, Funktion, Eintritt oder Bereich. Wird ein Dokument aus der Personalakte erzeugt, ersetzt das System die Tokens automatisch durch die Daten der Person und legt das fertige Dokument im passenden Ordner der digitalen Personalakte ab. Aus einem Klick wird so ein korrekt befülltes und richtig abgelegtes Dokument. Es kann auch im Vorfeld festgelegt werden, ob das Dokument im Word-Format oder gleich als PDF abgelegt wird. Das PDF macht da Sinn, wo schon ein fertiges Dokument erstellt werden kann, ohne dass HR oder eine Führungskraft noch etwas ändern muss – z. B. Arbeitsbestätigungen.

Damit lassen sich Arbeitsverträge, Bestätigungen, Kündigungsbestätigungen und Dienstzeugnisse erzeugen, wobei die Zeugniserstellung ein eigener Prozess ist, der auch von einer Führungskraft angestoßen werden kann. Weil die Vorlagen zentral gepflegt sind, bleiben die Dokumente einheitlich, und weil alles in eurer Microsoft-365-Umgebung liegt, entsteht kein weiterer Datensilo.

Den Dokumentenprozess rundet die elektronische Signatur ab. Ist ein Dokument erzeugt, ist die digitale Unterschrift der logische Abschluss, ohne Umweg über Ausdruck und Scan. Dafür bieten sich etablierte eSignatur-Lösungen aus dem DACH-Raum wie Moxis und Skribble an. Das Dokument wird in pemundo erstellt, und direkt in den Signaturprozess gebracht. Sind alle Unterschriften erledigt, wird das fertige Dokument automatisch in pemundo abgelegt und die zuständige HR-Person bekommt eine Benachrichtigung.

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