Personio-Alternative aus dem Microsoft-365-Universum: HR ohne zweites System

Wer nach einer Personio-Alternative sucht, hat meist nichts gegen Personio (wobei Personio hier als Platzhalter für jede andere HR-Suite steht – aber Personio ist sehr bekannt und wird in unseren Gesprächen am meisten als vorhandene Lösung, von der man weg will, genannt). Die Suche entsteht aus einem anderen Grund: Man ahnt, dass die eigene Situation vielleicht besser zu einem anderen Ansatz passt, und will wissen, was es sonst noch gibt. Genau darum geht es hier: um die Frage, ob HR-Software für euch zwingend ein eigenes, separates System sein muss. (Hier geht es natürlich nicht um besser oder schlechter, denn wer wären wir, uns mit Personio anzulegen 😊)

Denn das ist die eigentliche Weichenstellung, die in den meisten Vergleichen untergeht. Die interessantere Alternative zu einem HR-System ist manchmal kein anderes HR-System, sondern ein anderer Ort für die HR-Prozesse. Dieser Beitrag ordnet ein, wofür Personio steht und worin sich der Microsoft-365-native Ansatz konkret unterscheidet, bei den Kosten, bei der Datenhoheit, bei der Funktionstiefe und im Alltag, ehrlich auch dort, wo das etablierte System die bessere Wahl ist.

Was Personio gut macht

Personio ist aus gutem Grund einer der bekanntesten HR-Anbieter im deutschsprachigen Raum. Es ist eine ausgereifte, cloudbasierte All-in-One-Lösung, die von der Personalverwaltung über Recruiting und Onboarding bis zur Lohnabrechnung viele HR-Prozesse in einem Werkzeug bündelt. Für viele Unternehmen ist das genau richtig: ein durchdachtes System, das schnell einsatzbereit ist und den ganzen HR-Alltag abdeckt.

Wer bei null anfängt, keine gewachsene IT-Landschaft mitschleppt und eine fertige, breit ausgestattete HR-Plattform sucht, ist mit einer solchen Lösung gut bedient. Eine Alternative zu suchen heißt nicht, dass mit dem Original etwas falsch ist. Es heißt nur, dass die eigenen Voraussetzungen andere sein können.

Wo sich die beiden Ansätze konkret unterscheiden

So weit die Gemeinsamkeit, dass beide HR digitalisieren. Spannend wird es an den Stellen, an denen die Wege auseinandergehen. Vier davon tauchen in Gesprächen mit KMUs immer wieder auf.

Die Kostenlogik

Eigenständige HR-Suiten rechnen in der Regel pro Mitarbeiter und Monat ab. Das klingt überschaubar, skaliert aber mit der gesamten Belegschaft, auch mit den vielen Menschen, die HR-Funktionen nur selten brauchen, etwa einmal im Jahr fürs Mitarbeitergespräch oder für einen Urlaubsantrag. Bezahlt wird trotzdem für jeden Kopf.

Der Microsoft-365-native Weg hat eine andere Kostenlogik. Er baut auf Lizenzen auf, die im Unternehmen meist ohnehin schon vorhanden sind, und setzt keine zweite, kopfzahlabhängige Plattformgebühr für die ganze Belegschaft obendrauf. Gerade bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden und überschaubarer HR-Abteilung macht dieser Unterschied über die Jahre spürbar etwas aus.

Datenhoheit und Sicherung

Personaldaten gehören zu den sensibelsten Beständen im Unternehmen, und die Frage, wo sie liegen und wer sie sichern kann, wird oft erst spät gestellt. Bei einer reinen SaaS-Cloud liegen die Daten in der Umgebung des Anbieters, und wie weit man sie eigenständig exportieren und sichern kann, hängt vom jeweiligen Vertrag und den technischen Möglichkeiten ab. Für manche Geschäftsführungen ist genau das ein wunder Punkt.

Beim Microsoft-365-nativen Ansatz bleiben die Daten im eigenen Tenant, also im selben Rahmen, in dem auch der Rest der Unternehmensdaten liegt. Aufbewahrung, Zugriffskontrolle und Sicherung folgen den Governance-Regeln, die die IT ohnehin schon für Microsoft 365 aufgesetzt hat. Die Datenhoheit bleibt damit im Haus, statt an einen weiteren externen Dienst abgegeben zu werden.

Funktionstiefe bei Entwicklung, Weiterbildung und Reporting

Breite All-in-One-Suiten decken viele Bereiche ab, aber nicht jeden gleich tief. Gerade bei Weiterbildung, Mitarbeiterentwicklung und den zugehörigen Auswertungen stoßen sie oft an Grenzen: Ein Schulungsmodul ist dann wenig mehr als eine Teilnehmerliste, ein durchgängiger Entwicklungs- und Zielprozess fehlt, und wer nachvollziehbar auswerten will, wer welche Pflichtschulung absolviert hat, kämpft mit umständlichen Standardberichten.

Hier spielt eine Lösung in Microsoft 365 einen strukturellen Vorteil aus. Weil die Daten im eigenen Tenant liegen, lassen sich Auswertungen mit den Werkzeugen bauen, die dort ohnehin verfügbar sind, etwa ein HR-Dashboard in Power BI, das sich aus den eigenen Daten speist, statt auf die vorgefertigten Berichte eines geschlossenen Systems angewiesen zu sein. Und spezialisierte Prozesse wie ein echtes Schulungsmanagement lassen sich in der Tiefe abbilden, die der Alltag verlangt.

Integration und Alltag

Der letzte Unterschied ist der unscheinbarste und zugleich entscheidende für die Akzeptanz. Ein eigenständiges System ist eine weitere Insel: ein weiterer Login, eine weitere Oberfläche, eine weitere Benutzerverwaltung neben der bestehenden. Was in der vorhandenen Microsoft-365-Umgebung läuft, ist dagegen über Teams und Outlook schon da, wo die Menschen ohnehin arbeiten.

Ehrlich gehört dazugesagt: Der Microsoft-365-Weg bedeutet nicht automatisch die schönere Oberfläche, denn auch SharePoint hat seine Eigenheiten und eine gewisse Lernkurve. Der Vorteil liegt nicht im Design, sondern darin, dass die Umgebung vertraut ist und HR dort sitzt, wo gearbeitet wird, statt in einem Programm, das man eigens öffnen muss und im hektischen Alltag leicht umgeht.

Der Microsoft-365-Weg: erst die Bordmittel, dann die fertige Lösung

Wer sich für den Weg in der eigenen Microsoft-365-Umgebung interessiert, sollte wissen, dass er zwei Ausbaustufen hat. Die erste bekommt ihr mit den Bordmitteln, die ihr schon lizenziert habt.

Einiges lässt sich damit direkt abbilden. Eine SharePoint-Liste kann die Stammdaten und Dokumente einer Personalakte aufnehmen, Power Automate übernimmt einfache Freigaben und Erinnerungen, in Power BI entsteht aus diesen Daten ein erstes Reporting, und Teams bringt Aufgaben und Fristen zu den richtigen Leuten. Für einen einzelnen Prozess oder als erster Schritt weg von Excel trägt dieser Eigenbau durchaus.

Seine Grenzen zeigen sich, sobald mehr zusammenkommt. Ein sauberes Datenmodell über Personalakte, Stellenplan und Organisation, eine Berechtigungslogik, bei der jede Person nur ihre eigenen Daten sieht, und die Verzahnung von Recruiting, Onboarding, Schulung und Entwicklung lassen sich von Hand nur mit erheblichem Aufwand bauen und dauerhaft pflegen. Solche Eigenbauten werden erfahrungsgemäß nach einem bis eineinhalb Jahren unübersichtlich, spätestens wenn die Person, die alles aufgesetzt hat, das Unternehmen verlässt oder eine regulatorische Änderung nachgezogen werden muss. Wo genau diese Grenze verläuft, behandelt der Beitrag zu HR-Software in SharePoint.

Wo pemundo ansetzt

Hier kommt die zweite Ausbaustufe ins Spiel, und damit pemundo. pemundo bringt HR als fertige, gewartete Lösung in genau diese Microsoft-365-Umgebung, von der digitalen Personalakte über Recruiting und Boarding bis zum Schulungsmanagement, modular und auf der Basis, die ihr schon habt. Statt den Unterbau selbst zu bauen und zusammenzuhalten, bekommt ihr Datenmodell, Berechtigungslogik und Prozesse als Produkt, das weiterentwickelt und gepflegt wird. Kein zweites System, keine separate Userverwaltung, die Daten bleiben im eigenen Tenant mit euren Sicherungs- und Governance-Regeln.

Gerade an den Stellen, an denen breite Suiten dünn werden, liegt dabei ein Schwerpunkt: ein Schulungsmanagement, das den ganzen Prozess bis zur Nachweisbarkeit abbildet, ein Prozess für Mitarbeitergespräche und Ziele, und Auswertungen auf Basis der eigenen Daten statt vorgefertigter Standardberichte. pemundo ist damit beides zugleich, was der Eigenbau nicht leisten kann und was ein eigenständiges System nicht ist: eine fertige HR-Lösung, die trotzdem ein Teil eurer Umgebung bleibt.

Für wen welcher Weg passt

Zum Schluss die drei Wege nebeneinander, so objektiv wie möglich.

• Eine eigenständige Suite wie Personio passt, wenn Microsoft 365 bei euch kaum eine Rolle spielt, wenn ihr eine sehr breite, sofort fertige Funktionspalette über viele Bereiche braucht oder wenn HR bewusst getrennt von der übrigen IT laufen soll.
• Der Eigenbau mit Microsoft-Bordmitteln passt, wenn ihr zunächst nur einen einzelnen Prozess digitalisieren wollt, die nötigen IT-Ressourcen habt und die laufende Pflege dauerhaft leisten könnt.
• Eine fertige Lösung in Microsoft 365 wie pemundo passt, wenn Microsoft 365 ohnehin die zentrale Umgebung ist, wenn Kosten, Datenhoheit und Funktionstiefe zählen, ihr aber den Unterbau nicht selbst bauen und warten wollt.

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Wir zeigen dir in 30 Minuten, wie HR-Prozesse in deiner bestehenden Microsoft-365-Umgebung aussehen können, damit du beurteilen kannst, ob der Weg ohne zweites System zu euch passt, bei Kosten, Datenhoheit und Funktionstiefe.