EU-Entgelttransparenz: Was HR 2026 vorbereiten muss

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) ist seit Juni 2023 in Kraft. Bis 7. Juni 2026 müssen die EU-Mitgliedsstaaten sie in nationales Recht umgesetzt haben. Die ersten Berichtspflichten greifen für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden bereits 2027 — mit Berichtsdaten aus dem Geschäftsjahr 2026. Das heißt: Wer 2026 keine sauberen Daten erhebt, hat 2027 ein Problem. Auch kleinere Unternehmen kommen in den Folgejahren in die Pflicht.

Die Richtlinie verlangt deutlich mehr als einen jährlichen Bericht. Sie greift in Recruiting, in die Stellenbewertung, in die Gehaltskommunikation und in das Auskunftsrecht der Mitarbeitenden ein. Die Schweiz ist als Nicht-EU-Staat formal nicht betroffen, hat aber mit Art. 13a-d Gleichstellungsgesetz bereits seit 2020 eigene Lohngleichheitsanalysen verankert. Die Richtung ist im gesamten DACH-Raum dieselbe.

Was die Richtlinie konkret verlangt

Die Richtlinie umfasst mehrere Pflichtfelder, die in der nationalen Umsetzung Detaillierung bekommen, in der Substanz aber gesetzt sind.

Transparenz vor der Einstellung

Stellenausschreibungen und der Recruiting-Prozess müssen Bewerbenden Informationen zum Einstiegsgehalt oder zur Gehaltsspanne geben. Die Frage nach dem bisherigen Gehalt im Bewerbungsprozess ist explizit untersagt. Das bedeutet: Recruiting-Templates, Bewerbungsformulare, Stellenanzeigen und Interview-Leitfäden müssen überarbeitet werden.

Auskunftsrecht für Mitarbeitende

Mitarbeitende haben das Recht, Auskunft über das durchschnittliche Entgelt von Kolleginnen und Kollegen in vergleichbarer Tätigkeit zu erhalten — aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Das setzt voraus, dass Tätigkeiten in vergleichbare Gruppen klassifiziert sind. In der Praxis ist das die größte Hürde, weil viele KMU keine systematische Stellenbewertung haben.

Berichtspflicht

Unternehmen müssen je nach Größe in unterschiedlichen Intervallen einen Entgeltbericht abgeben. Pflicht sind Geschlechter-Pay-Gap auf Gesamtebene, Median-Pay-Gap, Anteile von Frauen und Männern in den Quartilen sowie der Pay-Gap je Vergleichsgruppe. Eine Übersicht der Schwellenwerte und Intervalle nach derzeitigem Stand der Richtlinie:

• ab 250 Mitarbeitende: erstmalig 2027 (für 2026), jährlich
• 150–249 Mitarbeitende: erstmalig 2027 (für 2026), alle 3 Jahre
• 100–149 Mitarbeitende: erstmalig 2031 (für 2030), alle 3 Jahre

Unternehmen unter 100 Mitarbeitenden sind nach aktuellem Stand nicht berichtspflichtig — die Pflichten zu Stellenausschreibungen und Auskunftsrechten gelten aber unabhängig von der Größe.

Joint Pay Assessment ab 5 Prozent Pay-Gap

Wenn der Bericht einen geschlechtsspezifischen Pay-Gap von mindestens 5 Prozent in einer Vergleichsgruppe zeigt, der nicht durch objektive Faktoren erklärbar ist, muss innerhalb von sechs Monaten gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung durchgeführt werden. Maßnahmen müssen abgeleitet und dokumentiert werden.

Was HR jetzt vorbereiten muss

Die Vorlaufzeit ist knapper, als sie auf den ersten Blick wirkt. Wer 2026 saubere Berichtsdaten haben will, muss spätestens jetzt eine belastbare Datenbasis aufbauen. Drei Arbeitsfelder sind kritisch.

1. Datenbasis schaffen

Die Richtlinie verlangt strukturierte Daten zu Geschlecht, Position, Tätigkeitsbereich, Eintrittsdatum, Beschäftigungsumfang, Grundgehalt und variablen Vergütungsbestandteilen. In vielen KMU liegen diese Daten verteilt in Excel-Listen, im Lohnsystem und in Vertragsdokumenten. Eine durchgängige digitale Personalakte ist die Grundlage, ohne die der Bericht nicht zuverlässig erstellbar ist.

2. Vergleichsgruppen definieren

Das Auskunftsrecht und die Berichtspflicht knüpfen an „vergleichbare Tätigkeit“ an. Dafür braucht es eine systematische Stellenbewertung: Tätigkeitsfamilien, Anforderungsniveaus, Verantwortungsumfang. Es muss kein klassisches analytisches Bewertungssystem sein — aber eine nachvollziehbare Logik, nach der zwei Stellen in dieselbe Gruppe fallen. Wer hier improvisiert, riskiert angreifbare Berichte und schwer beantwortbare Auskunftsanfragen.

3. Recruiting-Prozesse anpassen

Stellenausschreibungen brauchen Gehaltsspannen. Bewerbungsformulare dürfen das bisherige Gehalt nicht abfragen. Interview-Leitfäden müssen angepasst sein. Diese Änderungen wirken klein, lösen aber in der Regel eine Diskussion über Gehaltsbänder im gesamten Unternehmen aus — was gewollt ist, weil ohne saubere Bänder die Berichtspflicht ohnehin nicht erfüllbar ist. Auch das Onboarding profitiert: Wenn Gehaltsbänder klar sind, lassen sich auch Einstiegs- und Probezeitkonditionen sauber kommunizieren.

Stand der nationalen Umsetzung im DACH-Raum

Deutschland hat einen Referentenentwurf des Entgelttransparenzgesetzes vorgelegt, das Gesetzgebungsverfahren läuft. Erwartet wird eine deutliche Verschärfung gegenüber dem bisherigen EntgTranspG, das nur Auskunftsrechte ab 200 Mitarbeitenden vorsieht. Österreich arbeitet ebenfalls an einer Novelle des Gleichbehandlungsgesetzes, die die Richtlinie umsetzt — die bestehenden Einkommensberichte ab 150 Mitarbeitenden bleiben Grundlage und werden ausgebaut. In der Schweiz ist die Richtlinie nicht direkt wirksam, aber die bestehenden Lohngleichheitsanalysen ab 100 Mitarbeitenden gehen in eine ähnliche Richtung. Wer DACH-übergreifend aufgestellt ist, braucht ohnehin eine harmonisierte Datenbasis.

Worauf HR jetzt nicht warten sollte

Eine verbreitete Reaktion lautet: „Die nationale Umsetzung steht noch nicht, wir warten.“ Das ist riskant aus zwei Gründen. Erstens: Die Substanz der Richtlinie ändert sich in der Umsetzung erfahrungsgemäß wenig — Berichtsumfang, Auskunftsrecht und Recruiting-Pflichten sind gesetzt. Zweitens: Datenbasis und Stellenbewertung sind nicht in drei Monaten aufgebaut. Das sind Vorhaben, die zwölf bis 18 Monate brauchen, wenn sie sauber gemacht werden sollen. Die Unternehmen, die 2027 entspannt auf den ersten Bericht schauen, haben spätestens 2025 mit Datenbereinigung, Vergleichsgruppendefinition und Recruiting-Anpassung angefangen.

Wo pemundo ansetzt

pemundo Core liefert die strukturierte Datenbasis, die für die Berichtspflicht zwingend ist — Stammdaten, Vertragsdaten, Eintritts- und Austrittsdaten, Beschäftigungsumfang, Funktionsbereich. Die Daten leben in deinem eigenen M365-Tenant und sind die Grundlage, auf der ein Entgeltbericht erstellt werden kann. Stellenbewertung und die Pay-Gap-Auswertung selbst sind dann der nächste Schritt — aber ohne saubere Personalakte bleibt jeder Bericht ein Excel-Improvisat. Wenn auch Onboarding und Recruiting in derselben Umgebung laufen, fallen die Daten für Eintritte und Stellenausschreibungen ohnehin in der richtigen Struktur an.

Häufige Fragen

Ab welcher Mitarbeitendenzahl bin ich berichtspflichtig?

Ab 250 Mitarbeitenden gilt die Berichtspflicht jährlich, ab 150 alle drei Jahre, ab 100 ebenfalls alle drei Jahre (mit Stichtag 2030). Unter 100 Mitarbeitende keine Berichtspflicht — aber Auskunftsrecht und Recruiting-Pflichten gelten trotzdem.

Was ist eine „vergleichbare Tätigkeit“?

Tätigkeiten, die im Hinblick auf Anforderungen, Verantwortung, Belastung und Arbeitsbedingungen gleichwertig sind. Es muss kein identischer Job sein. Die genaue Definition braucht eine systematische Stellenbewertung.

Was passiert bei einem Pay-Gap über 5 Prozent?

Es muss innerhalb von sechs Monaten ein Joint Pay Assessment mit Arbeitnehmervertretung durchgeführt werden, wenn der Gap nicht durch objektive Faktoren erklärbar ist. Maßnahmen müssen abgeleitet und dokumentiert werden.

Gilt die Richtlinie auch in der Schweiz?

Formal nein, weil die Schweiz nicht EU-Mitglied ist. In der Schweiz greifen Art. 13a-d Gleichstellungsgesetz mit eigenen Lohngleichheitsanalysen ab 100 Mitarbeitenden. Wer DACH-weit aufgestellt ist, baut die Daten am besten harmonisiert auf.

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