Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht? Was wirklich gilt

"Ab 2027 ist die digitale Personalakte Pflicht." Diesen Satz liest man derzeit auf einigen Anbieterseiten, und er verkauft sich gut, weil er Druck erzeugt. Nur stimmt er so nicht. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur digitalen Personalakte gibt es nicht, und wer sie behauptet, verkürzt eine reale Regeländerung zu einem Verkaufsargument.

Richtig ist: Ab 2027 ändert sich etwas an den Entgeltunterlagen, und das betrifft praktisch jeden Arbeitgeber in Deutschland. Dieser Beitrag trennt beides sauber, was 2027 wirklich gilt, was daraus folgt und was nicht, und was ein KMU jetzt tun sollte. Wie man eine digitale Personalakte grundsätzlich aufsetzt, behandelt der ausführliche Leitfaden zur digitalen Personalakte.

Die kurze Antwort: nein, aber

Vorweg die klare Antwort. Eine gesetzliche Pflicht, überhaupt eine Personalakte zu führen, gibt es in Deutschland nur im öffentlichen Dienst. Für private Arbeitgeber ist die Personalakte, ob auf Papier oder digital, nicht vorgeschrieben.

Was es ab dem 1. Januar 2027 gibt, ist eine Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Das ist der wahre Kern hinter der Schlagzeile, und aus ihm machen manche Anbieter fälschlich eine Pflicht zur digitalen Personalakte. Die beiden Dinge hängen zusammen, sind aber nicht dasselbe.

Was sich 2027 wirklich ändert

Grundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber die dort genannten Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar führen und aufbewahren. Maschinell auswertbar heißt strukturiert und für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung verwertbar, nicht als lose Sammlung von Scans.

Neu ist dabei nicht die Pflicht selbst, die besteht im Grundsatz seit 2022. Neu ist, dass die Ausnahme wegfällt. Bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag von der elektronischen Führung befreien lassen, diese Befreiung endet zum 31. Dezember 2026 ersatzlos. Ab 2027 gilt die elektronische Führung damit für jeden Arbeitgeber in Deutschland, unabhängig von Branche und Größe, also auch für kleine Betriebe. Die rechtliche Grundlage wurde 2020 im Sozialgesetzbuch geschaffen und 2024 mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz bestätigt, der Stichtag steht also fest. Rückwirkend gilt das nicht, betroffen sind die Unterlagen ab 2027.

Warum daraus nicht automatisch eine digitale Personalakte wird

Aus dieser Pflicht folgt nicht, dass ein Unternehmen eine digitale Personalakte anschaffen muss. Vorgeschrieben ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen, nicht ein bestimmtes Produkt. Theoretisch ließe sich das auf ein enges elektronisches Archiv der Entgeltunterlagen beschränken.

In der Praxis ist die Grenze aber schmal. Eine unstrukturierte PDF-Ablage auf einem Netzlaufwerk erfüllt die Anforderung an Struktur und maschinelle Auswertbarkeit in der Regel nicht. Sobald man eine geordnete, revisionssichere digitale Ablage aufbaut, ist man ohnehin auf dem Weg zur digitalen Personalakte. Sie ist damit der pragmatische Weg, die Pflicht zu erfüllen und zugleich den Rest der HR-Ablage zu ordnen, aber sie ist eine Entscheidung und keine Vorschrift. Diese Unterscheidung geht in den Pflicht-Schlagzeilen unter.

Was das für KMU konkret heißt

Für ein KMU in Deutschland ergeben sich daraus ein paar nüchterne Schritte. Prüft, ob ihr aktuell von der elektronischen Führung befreit seid, denn dann läuft eure Ausnahme Ende 2026 aus. Sorgt dafür, dass die betroffenen Entgeltunterlagen ab 2027 elektronisch, strukturiert und maschinell auswertbar vorliegen, eine reine Papier- oder Mischablage genügt dann nicht mehr. Und fangt rechtzeitig an, nicht erst im Dezember 2026, weil die Umstellung Vorlauf braucht.

Was ihr nicht müsst, ist aus Sorge vor einer angeblichen Pflicht überstürzt irgendein Personalakten-Tool kaufen. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg: die Entgeltunterlagen sauber digital führen und, wenn ihr ohnehin dabei seid, die übrige Personalakte gleich mitnehmen. So wird aus einer regulatorischen Auflage ein Anlass, die HR-Ablage insgesamt auf einen tragfähigen Stand zu bringen.

Wo pemundo ansetzt

pemundo Core ist die digitale Personalakte in eurem eigenen Microsoft-365-Tenant. Die entgeltrelevanten Unterlagen lassen sich darin strukturiert, berechtigt und nachvollziehbar ablegen, statt in losen Ordnern. Damit deckt ihr die elektronische Führung ab, die ab 2027 gilt, und habt zugleich den Rest der Personalakte geordnet.

Wir behaupten dabei nicht, dass ihr das gesetzlich müsst. Die Pflicht betrifft die Entgeltunterlagen, nicht das Produkt. Was wir sagen: Wenn ihr die Umstellung ohnehin angeht, ist eine saubere digitale Personalakte der Weg, der die Auflage erfüllt und darüber hinaus trägt. Wie man sie grundsätzlich aufsetzt, mit Datenmodell, Berechtigungen und DSGVO, zeigt der ausführliche Leitfaden.

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